شاخص های کلیدی عملکرد یا KPI معیارهای استراتژیکی هستند که برای سنجش اینکه یک شرکت تا چه حد اهداف تجاری خود را دنبال می‌کند، به کار برده می‌روند. منابع انسانی دپارتمانی است که تمام شرکت‌ها به آن نیازمندند تا به متخصصین‌شان برای سؤال‌ها، چالش‌ها و درخواست‌هایشان کمک نماید. درک معیارهایی که در منابع انسانی می‌توانید به کار ببرید به تنظیم مأموریت‌های دیگر دپارتمان کمک می‌کند. در این مطلب می‌خوانید شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست، یک KPI منابع انسانی باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد با مثال، فهرستی از مهم‌ترین شاخص های منابع انسانی ارائه می‌دهیم.
شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست؟
متخصصین منابع انسانی می‌توانند از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی برای تعیین اینکه دپارتمان منابع انسانی چگونه در موفقیت سازمان مشارکت دارد استفاده کنند. همچنین می‌توانید از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی برای مشخص کردن تأثیر دیگر بخش‌های سازمان بر بخش منابع انسانی استفاده کنید.
این شاخص‌ها، معیارهایی هستند که ارتباط مستقیمی با استراتژی شرکت دارند. به طور مثال، اگر شرکت بخواهد در بخش‌های مختلف صرفه‌جویی داشته باشد، به جز دپارتمان بازاریابی، دپارتمان منابع انسانی ممکن است بخواهد بداند که این مورد چگونه می‌تواند در صرفه‌جویی تأثیر بگذارد.
در چنین حالتی دپارتمان منابع انسانی می‌تواند شاخص های کلیدی عملکرد مربوط به ساعت‌های اضافه‌کاری را بررسی کند و از متخصصین تقاضا کند ساعت اضافه‌کاری خود در طول هفته را کاهش دهند تا به پایین آوردن هزینه‌های شرکت کمک شود.
یک KPI منابع انسانی خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
برای اطمینان از دستیابی به دقیق‌ترین نتایج، باید از وجود ویژگی‌های خاصی در شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی اطمینان حاصل کنید. در اینجا چند ویژگی برای شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی بیان شده است:
پراکندگی: اگر روی شاخص‌های کلیدی عملکرد کمتری در یک زمان تمرکز کنید، آن را قابل مدیریت‌تر خواهید یافت. این کار به شما اجازه می‌دهد بر روی آنچه برای شرکت بهتر عمل می‌کند تمرکز کنید و دیگر شاخص‌هایی که می‌توانید در آینده جایگزین کنید را تعیین کنید.
قابلیت کنکاش: اگر بتوانید جزئیات بیشتری به شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی خود اضافه کنید، به شما کمک می‌کند تا نتایج مشخص بیشتری داشته باشید. اضافه کردن جزئیات بیشتر، به منابع انسانی کمک می‌کند بتواند به سادگی پیش‌بینی‌هایی در رابطه با شرکت انجام دهد و تعیین کند شرکت در کدام قسمت می‌تواند پیشرفت کند.
هماهنگی: اطمینان حاصل کردن از اینکه شما شاخص های منابع انسانی خود را به جای در تضاد بودن با یکدیگر هماهنگ سازید سودمند است. این می‌تواند منجر به نتایج ساده‌ای شود که در یک گزارش یکدیگر را پشتیبانی می‌کنند.
قابلیت اقدام: شاخص‌های کلیدی عملکردی قابل اقدام، به معنی این است که شما می‌توانید بر روی نتیجه تأثیر بگذارید؛ یعنی وقتی از شاخص‌های کلیدی عملکرد خود نتیجه‌گیری می‌کنید، می‌توانید برای بهبود آن‌ها اقدام کنید. به طور مثال، اگر بفهمید یکی از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی مانند نرخ غیبت بالاست، می‌توانید راه‌حل‌هایی برای کمک به پایین آوردن این نرخ مشخص کنید.
بررسی ۴ مورد از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی
در اینجا همراه با مثال، به لیستی از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی که می‌توانید در دپارتمان اجرا کنید می‌پردازیم:
۱. نرخ غیبت (Absentee rates)
اولین مورد از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی که قصد داریم آن را بررسی کنیم، نرخ غیبت است. نرخ غیبت نشان‌دهنده میزان درگیر بودن کارکنان در شرکت است و اینکه چه مقدار سر کار حاضر می‌شوند. این KPI منابع انسانی ، نشان می‌دهد چقدر یک نفر انگیزه دارد تا وظایف کاری خود را کامل کند و به هدف کلی شرکت کمک نماید.
احتمال دارد کارکنان زمانی که احساس بی‌انگیزگی دارند و از کار دلسرد شده‌اند چند روزی مرخصی بگیرند. هر چه تعداد روزهای بیشتری از کار دوری کنند نرخ غیبت می‌تواند بالاتر برود. هدف شرکت‌ها، اغلب داشتن نرخ پایین غیبت برای کمک به دستیابی به اهداف سازمان و ضرب‌الاجل پروژه‌هاست.
به طور مثال، وقتی در دپارتمان منابع انسانی کار می‌کنید و تصمیم به اجرای شاخص غیبت را دارید، می‌توانید یک هدف مشخص کنید. پس از دستیابی به نتایج، یک هدف برای این معیار می‌تواند شامل پایین آوردن نرخ غیبت باشد.
می‌توانید با دادن اجازه کار از منزل به کارکنان، این نرخ را پایین بیاورید. علاوه بر آن، می‌توانید یک نظرسنجی ناشناس درباره محیط کار تهیه کنید. اگر افراد حس نارضایتی از محیط کارشان داشته باشند، می‌توانند در نظرسنجی ذکر کنند و به شما اجازه دهند راه‌حل‌هایی برای بهبود آن پیدا کنید و محیط مثبت‌تری برای تیم ایجاد کنید.
۲. ساعات اضافه‌کاری (Overtime hours)
این مورد از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی می‌تواند به دپارتمان منابع انسانی کمک کند روند افزایش و کاهش کار کارکنان پس از ساعات معمول کاری را بفهمند. دلایل متعددی برای افزایش ساعات اضافه‌کاری می‌تواند وجود داشته باشد، از جمله کارکنان متعهد، افزایش در میزان سفارش‌ها یا نقص در پروسه کاری.
همچنین می‌تواند نشان دهد کنیروی انسانی کافی برای کنترل جریان کاری وجود ندارد. در دپارتمان منابع انسانی این معیار می‌تواند با نرخ غیبت همسو شود؛ زیرا اگر افراد ساعات کاری زیادی اضافه‌کاری داشته باشند، احتمال مرخصی گرفتن آن
ها برای استراحت بیشتر می‌شود.
به طور مثال، اگر این شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی را به کار ببرید و متوجه شوید که تعداد متعادلی از کارکنان ساعات اضافه‌کاری را مشغول به کار هستند، می‌تواند به معنای آن باشد که امکان کمی برای بهبود در این زمان وجود دارد. در وضعیتی دیگر، اگر افراد به طور پیوسته اضافه‌کاری داشته باشند، می‌توانید اقداماتی را در نظر بگیرید.
به تعداد کارکنان نگاهی بیندازید و اگر شرکت نیازمند کارمندان بیشتری برای انجام وظایف است نسبت به آن تصمیم بگیرید. این موضوع همچنین می‌تواند به این معنا باشد که چالشی در پروسه کاری وجود دارد که نیازمند رسیدگی است. یک چالش در روند کاری می‌تواند شامل بیش از حد کار کشیدن از کارکنان یا فراهم نکردن منابع کافی برای آن‌ها برای انجام بهینه کارشان باشد.
۳. هزینه‌های آموزش (Training costs)
شاخص هزینه آموزش، از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی است که می‌تواند بسنجد دپارتمان منابع انسانی تا چه حد برای داشتن نیروهای متخصص سرمایه‌گذاری کرده است. دوره‌های آموزشی برای کارکنان اهمیت دارد تا کارشان را به نحو احسن انجام دهند و شامل کلاس‌های یادآوری و دوره‌های آموزش به‌روز شده، در صورتی که شرکت دستگاه‌ها یا فرایندهای جدیدی داشته باشد است.
می‌توانید این شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی را با نرخ غیبت و ساعات اضافه‌کاری همسو نمایید. اگر کارکنان آموزش کافی دریافت نکرده باشند ممکن است به دلیل فشار کاری به طور مکرر مرخصی بگیرند یا به علت اینکه زمان بیشتری برای انجام وظایفشان نیاز دارند زمان بیشتری اضافه‌کاری انجام دهند. این KPI منابع انسانی، به دپارتمان منابع انسانی کمک می‌کند تصمیم بگیرد چگونه از بودجه خود برای دوره‌های آموزشی بهره ببرد.
به طور مثال، می‌توانید آزمون‌هایی برای نیروهای استخدامی جدید تهیه کنید که به محض اتمام کلاس‌های آموزشی‌شان انجام دهند. این مورد می‌تواند به شما کمک کند بر اساس نمرات به نتیجه برسید که آیا آموزش برای نیروهای جدید مؤثر بوده است یا خیر. اگر نمرات پایین باشد می‌توانید با پرسش از افراد که در چه بخشی می‌توانند از آموزش‌های بیشتر سود ببرند، آموزش را بهبود دهید.
این مورد را می‌توانید با اعضایی که سال‌ها در شرکت بوده‌اند نیز انجام دهید. می‌توانید آزمونی در این مورد بگیرید که چقدر حس مجهز بودن برای انجام کارشان دارند تا در صورت نیاز، تجهیزات و منابع کافی را فراهم کنید.
۴. رضایت متخصصین (Talent satisfaction)
معیار رضایت متخصصین، از دیگر شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی است که می‌سنجد کارکنان حرفه‌ای به چه میزان از حقوق و مزایای شرکت رضایت دارند. کارکنان حقوق، تعادل بین کار و زندگی، الگوی کار هیبریدی و فرهنگ کاری را در هنگام جستجوی شغلی در نظر می‌گیرند. مهم است که این نیازمندی‌ها رعایت شوند زیرا می‌تواند آن‌ها را به ماندن با شرکت در درازمدت به جای تغییر شغل، مخصوصاً اشتغال در شرکت رقبا تشویق کند. می‌توانید این معیار را با معیار ساعات اضافه‌کاری همسو کنید؛ چون اگر فردی تمایل به داشتن تعادل بین کار و زندگی نشان دهد، اما هر هفته ساعات متعددی اضافه‌کاری کند، ممکن است به دنبال شغلی دیگر بگردد.
به طور مثال، برای کمک به سنجش این KPI منابع انسانی می‌توانید نظرسنجی‌هایی در رابطه با رضایتمندی کارمندان بفرستید. کارکنان می‌توانند به طور ناشناس به آن‌ها پاسخ داده تا حس خود در مورد کار در شرکت را به اشتراک بگذارند. می‌توانند بیان کنند که کم‌وبیش چه می‌طلبند و مدیریت برای حفظ آن‌ها در شرکت چه می‌تواند بکند. همچنین برای سنجش این معیار از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی، می‌توانید نرخ نگهداشت نیروی انسانی را مشخص کنید تا متوجه شوید چه تعداد از کارکنان شرکت را ترک می‌کنند. اگر دریافتید که نسبت بیشتری از کارکنان در حال ترک سازمان هستند، تعیین اینکه چه چیزی سبب می‌شود افراد در جستجوی موقعیت‌های شغلی دیگر باشند سودمند است.
۳۵ مورد از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی
در اینجا لیستی از ۳۵ شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید آمده است:
- کیفیت استخدام (Quality of hire)؛
- شاخص ابتکار کارمندان (Employee innovation index)؛
- نرخ تعامل کارمندان (Employee engagement rate)؛
- رضایت از مزایا (Benefit satisfaction)؛
- نرخ غیبت (Absence rate)؛
- هزینه غیبت (Absence cost)؛
- درصد هزینه نیروی کار (Cost of workforce percentage)؛
- هزینه آموزش (Training cost)؛
- هزینه خدمات درمانی به‌ازای هر کارمند (Health care cost per employee)؛
- بازگشت سرمایه (Return on investment)؛
- نرخ بازنشستگی (Retirement rate)؛
- تعداد پیمانکاران (Number of contractors)؛
- تعداد کارمندان تمام‌وقت (Number of full-time employees)؛
- نرخ خروج کارکنان (Attrition rate)؛
- هزینه استخدام (Cost per hire)؛
- نرخ تبدیل جذب (Recruiting conversation rate)؛
- تعداد داوطلبین مصاحبه شده به‌ازای هر استخدام (Candidates interviewed per hire)؛
- نرخ استخدام‌های درون‌سازمانی (Rate of internal job hires)؛
- نرخ استخدام از طریق معرفی از طرف کارمندان (Rate of internal referral hires)؛
- چرخه زمانی پردازش لیست حقوق (Cycle time to process payroll)؛
- چرخه زمانی اصلاح خطاهای لیست حقوق (Cycle time to correct payroll errors)؛
- ارتقاهای درون‌سازمانی نسبت به استخدام‌های خارج سازمانی (Internal promotions vs. external hires)؛
- نرخ رضایت از فرایند استخدام (Hiring process satisfaction rate)؛
- تطابق مهارت داوطلبین (Candidate skill match)؛
- متوسط طول دوره تصدی (Average tenure)؛
- نرخ رضایت از یادگیری و توسعه (Learning and development satisfaction rate)؛
- نرخ صرف‌نظر از درخواست استخدام (Learning and development satisfaction rate)؛
- ضریب مسیر شغلی (Career path ratio)؛
- تعداد پیشنهادات کارکنان (Number of employee suggestions)؛
- ضریب شکاف حقوقی (Pay gap ratio)؛
- حوادث محل کار (Workplace accidents)؛
- نرخ مشارکت در آموزش (Training participation rate)؛
- رتبه‌بندی عملکرد (Performance rating)؛
- زمان متوسط دستیابی به اهداف (Average time to achieve goals)؛
- کارایی کانال‌های جذب (Recruitment channel efficiency).
جمع‌بندی
شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی معیارهایی هستند که می‌سنجند سازمان تا چه اندازه اهداف تجاری خود را دنبال می‌کند. در این مطلب توضیح دادیم یک شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد و به ۳۵ مورد از آن‌ها اشاره کردیم. امیدواریم مطالعه این مطلب برای شما مفید بوده باشد. نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید.
موسسه پایشگران پارسیان با بیش از یک دهه تجربه در زمینه آموزش و مشاوره و برنامه ریزی کسب و کار در کنار شماست.
جهت اطلاع از سایر برنامه های آموزشی موسسه پایشگران پارسیان از لیست دوره ها دیدن فرمایید.
از صفحه اینستاگرام هولیدنگ پایشگران پارسیان دیدن فرمایید.
